Datenschutzerklärung

Für das Österreichische Kulturforum Rom hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten höchste Priorität. Es ist uns wichtig, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir diese verarbeiten. Das Österreichische Kulturforum Rom verarbeitet Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG) sowie des Datenschutzgesetzes (DSG, Bundesgesetz über den Schutz personenbezogener Daten, BGBl. I Nr. 165/1999 idgF) und des Decreto Legislativo vom 10. August 2018, n. 101.

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern eingehalten werden.

Verantwortliche/r

Verantwortliche/r für Datenverarbeitungen des Österreichischen Kulturforums Rom im Sinne der DSGVO ist der/die Bundesminister/in für europäische und internationale Angelegenheiten bzw. die Österreichische Botschaft Rom. Stellvertreter des Verantwortlichen ist der/die Direktor/in des Österreichischen Kulturforums Rom.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten seitens des Österreichischen Kulturforums Rom ist, wenn nicht explizit anders angegeben, das Bundesministeriengesetz 1986 (BMG, BGBl. Nr. 76/1986 idgF), Teil 2 der Anlage zu §2 (Auswärtige Angelegenheiten, soweit sie nicht in die Zuständigkeit eines anderen Bundesministeriums fallen, insb. Angelegenheiten der kulturellen Auslandsbeziehungen) in Verbindung mit dem Wiener Übereinkommen über diplomatische Beziehungen.

Datenverarbeitungen auf der Webseite

Webseite allgemein
Zweck der Datenverarbeitung über die Webseite des Österreichischen Kulturforums Rom ist die Information über die Tätigkeit des Kulturforums. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Einwilligung). Durch die Verwendung der Webseite bzw. der vom Österreichischen Kulturforum Rom zur Verfügung gestellten Inhalte stimmen Sie als Nutzer/Nutzerin der Datenverarbeitung im Sinne dieser Erklärung zu.

Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot des Österreichischen Kulturforums Rom protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder dies im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

Serverlogs
Jeder Ihrer Zugriffe auf die Webseite des Österreichischen Kulturforums Rom wird in einer Protokolldatei (Serverlogs) für eine begrenzte Zeit mit folgenden Daten gespeichert:

• IP-Adresse der oder des Anfragenden
• Anfragedetails (z.B. User Agent) und Zieladresse inkl. GET-Parameter • Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Formulardaten (POST-Body), wenn beim Abschicken ein Fehler auftritt

Diese Daten dienen ausschließlich der Überprüfung der Systemsicherheit. Es erfolgt keine personenbezogene Auswertung oder Profilbildung.

Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Computer der Anfragenden gespeichert werden, um diese wiederzuerkennen. So dienen die in den Cookies enthaltenen Informationen der Sitzungssteuerung, der Lastverteilung der Server, Analysezwecken (Google Analytics) und der Erhöhung der Sicherheit unserer Anwendungen sowie der Anpassbarkeit und Bedienbarkeit. Dadurch ermöglichen wir ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit unserer Webseite. Es werden keine personenbezogenen Daten in den Cookies gespeichert.

Sie können die Verwendung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browsersoftware deaktivieren. Wenn Sie keine Cookies zulassen, können Sie unsere Webseite prinzipiell trotzdem benutzen.

Analysetool Google Analytics
Diese Webseite benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Aufgrund der aktivierten IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP- Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Webseite wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser- Software deaktivieren; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die

Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren. Link zu Google Optout

Veröffentlichung von Informationen mit personenbezogenen Daten
Eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten auf der Webseite des Österreichischen Kulturforums Rom (beispielsweise Mitwirkende an kulturellen oder wissenschaftlichen Veranstaltungen, Medienkontakte) erfolgt auf vertraglicher Grundlage und/oder mit Einwilligung der betroffenen Personen. In einzelnen Fällen erfolgt die Veröffentlichung im öffentlichen Informationsinteresse.

Links zu Webseiten anderer Anbieter
Unser Online-Angebot enthält Links zu Webseiten anderer Anbieter. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass diese Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhalten.

Soziale Medien

Das Österreichische Kulturforum Rom verwendet Facebook zum Zweck der Informationsvermittlung über die Tätigkeit des Kulturforums. Wir veröffentlichen personenbezogene Daten auf Facebook nur mit Einwilligung der betroffenen Personen.

Das Österreichische Kulturforum Rom nimmt die derzeitige Diskussion um den Datenschutz in sozialen Netzwerken sehr ernst. Es ist gegenwärtig rechtlich nicht abschließend geklärt, ob und inwieweit Facebook seine Dienste im Einklang mit europäischen datenschutzrechtlichen Bestimmungen anbietet. Wir machen daher ausdrücklich darauf aufmerksam, dass Facebook die Daten seiner Nutzerinnen und Nutzer (z.B. persönliche Informationen, IP-Adresse) entsprechend seiner Datenverwendungsrichtlinien verarbeitet und für geschäftliche Zwecke nutzt.

Das Österreichische Kulturforum Rom hat keinen Einfluss auf die Datenerhebung und deren weitere Verwendung durch Facebook. Bitte benützen Sie die vom Österreichischen Kulturforum Rom auf Facebook zur Verfügung gestellten Informationen verantwortungsbewusst und geben Sie Ihre personenbezogenen Daten auf Facebook nur ein, nachdem Sie dessen Datenschutzerklärung gelesen haben.

Anfragen und Anträge über Kontaktformular, E-Mail oder Eingangsstelle

Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns über Online-Formulare, per E-Mail oder postalisch (beispielsweise Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung, Anmeldung zu Veranstaltungen, Inputs zu Fragen) bekannt geben, werden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verantwortungsvoll behandelt und nur im Sinne und zum Zweck der Behandlung Ihres Antrags bzw. Ihrer Anfrage genutzt.

Protokollierung von Geschäftsfällen

Ihre Anträge, Gesuche, Anzeigen, Beschwerden und sonstige Mitteilungen, die in Papier oder in elektronischer Form beim Österreichischen Kulturforum Rom eingebracht werden und sonstige Geschäftsfälle, die zu einem Verwaltungshandeln führen (dazu zählt auch die Dokumentation von Veranstaltungen), werden gemäß den für die Aufbewahrung von

Schriftgut geltenden Fristen aufbewahrt. Die Skartierfrist für elektronische Akte des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten beträgt in der Regel gemäß der Büroordnung (Büroordnung 2004 auf Grund des § 12 Bundesministeriengesetz 1986) 10 Jahre, sofern es keine speziellen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt. Die Verwendung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich für die Bearbeitung Ihres Einbringens bzw. die unmittelbare Korrespondenz mit Ihnen. Ihre Daten werden nach der Erledigung weder ausgewertet noch an Dritte weitergegeben.

Einladungs- und Veranstaltungsmanagement

Das Österreichische Kulturforum Rom erhebt zum Zweck der Einladung interessierter Personen zu Veranstaltungen deren Kontaktdaten. Diese Kontaktdaten werden bis zur Erfüllung des Zwecks, sowie im Fall von wiederholten Einladungen mit Einwilligung der betroffenen Personen bis auf Widerruf, verarbeitet. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten aus unseren Kontaktdatenbanken beantragen.

Newsletter, Programm, regelmäßige Informationen und Mitteilungen

Das Österreichische Kulturforum Rom stellt interessierten Personen Informationen über seine Tätigkeit mittels Newsletter zur Verfügung. Wenn Sie sich ausdrücklich dazu anmelden, verwenden wir die hierfür erforderlichen oder gesondert von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihnen regelmäßig den abonnierten E-Mail-Newsletter zuzusenden. Aus Sicherheitsgründen verwenden wir dabei das sog. Double Opt-In-Verfahren: Wir senden Ihnen erst dann einen Newsletter per E-Mail zu, wenn Sie zuvor Ihre Newsletter-Anmeldung bestätigt haben. Zu diesem Zweck senden wir Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung des Abonnements über den darin enthaltenen Link. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zum Newsletter anmelden können. Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich und kann über einen dafür vorgesehenen Link im Newsletter erfolgen.
Der Newsletter-Versand erfolgt über den externen Dienstleister Mailchimp® mit Sitz in den Vereinigten Staten Amerikas. Mailchimp® ist konform zu den Regeln der DSGVO. Siehe dazu https://www.mailgun.com/gdpr.

Maichimp® wird betrieben von The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA.

Bildverarbeitung

Bei Veranstaltungen werden von uns Fotos und Videos zu Dokumentationszwecken und zum Zweck der Information über die Tätigkeit des Kulturforums aufgenommen, wovon eine Auswahl gegebenenfalls auf der Website, den Social-Media-Kanälen sowie in Printmedien des Kulturforums bzw. fallweise des BMEIA veröffentlicht wird. Wir verarbeiten diese Daten mit Ihrer Einwilligung bzw. im berechtigten Interesse des Kulturforums (Art. 6 Abs. 1 lit a und f DSGVO). Sollten Sie mit der Bildverarbeitung nicht einverstanden sein, bitten wir Sie, sich im Vorfeld der Veranstaltung an uns zu wenden. Sie können zudem auch nachträglich der Verwendung Ihrer Daten widersprechen.

Profiling

Es werden keine personenbezogenen Nutzerprofile durch das Österreichische Kulturforum Rom erstellt.

Dauer der Verarbeitung

Sofern keine speziellen Vorschriften gelten, werden personenbezogene Daten gemäß der Büroordnung protokolliert (Büroordnung 2004 auf Grund des § 12 Bundesministeriengesetz 1986).

Zum Zweck der Kontaktpflege oder des Veranstaltungsmanagements erhobene personenbezogene Daten werden – vorbehaltlich einer allenfalls aufgrund der Büroordnung oder zum Zweck der Rechnungslegung erforderlichen Dokumentation – bis zur Zweckerfüllung bzw. bis zum Widerruf gespeichert.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Sofern im Einzelnen nicht anders angegeben, werden Daten, die vom Österreichischen Kulturforum Rom verarbeitet werden, an Dritte nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet darüber hinaus ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht statt.

Ihre Rechte

Betroffenenrechte
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerruf und Widerspruch zu.

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Österreichische Kulturforum Rom gem. Art. 15 DSGVO. Wenden Sie sich zu diesem Zweck an uns. Sollten Ihre von uns verarbeiteten Daten nicht richtig sein, unterrichten Sie uns bitte darüber. Wir werden diese unverzüglich richtigstellen, und Sie darüber informieren.

Wenn die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung gründet, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung seitens des Österreichischen Kulturforums Rom wird dadurch nicht berührt.

Wenn wir die Verarbeitung auf Grund eines öffentlichen Interesses oder im berechtigten Interesse vornehmen, haben Sie die Möglichkeit, der Verarbeitung zu widersprechen. In einem solchen Fall wird das Österreichische Kulturforum Rom Ihre Daten nicht weiterverarbeiten, es sei denn, es bestehen zwingende Gründe des öffentlichen Interesses, die eine weitere Verarbeitung erforderlich machen.

Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie geltend machen, wenn Sie eine Verarbeitung Ihrer Daten durch uns nicht länger wünschen. Diese werden

unverzüglich gelöscht, wenn wir nicht aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dazu angehalten sind, Ihre Daten aufzubewahren. Wenn Sie im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall mit uns in Kontakt treten (Anträge, Gesuche, Anzeigen, Beschwerden und sonstige Mitteilungen, die von Ihnen eingebracht werden und die einer Erledigung bedürfen) sind wir aufgrund der Büroordnung 2004 im Sinne der Nachvollziehbarkeit und Gesetzmäßigkeit der öffentlichen Verwaltung verpflichtet, Ihre Anbringen zu protokollieren und gemäß den jeweils entsprechenden Aufbewahrungsfristen zu verarbeiten. In einzelnen Fällen kann darüber hinaus eine Archivierung entsprechend dem Bundesarchivgesetz vorgegeben sein.

Minderjährigenschutz
Personen unter 14 Jahren sollten ohne Zustimmung ihrer Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Das Österreichische Kulturforum Rom fordert ohne dienstliche Notwendigkeit keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an. Ohne dienstliche Notwendigkeit werden solche Daten weder gesammelt, noch an Dritte weitergegeben.

Beschwerdemöglichkeit bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Sollte sich der Verstoß gegen das Datenschutzrecht oder die Verletzung Ihrer datenschutzrechtlichen Ansprüche ausschließlich in Italien zugetragen haben, wäre die italienische Datenschutzbehörde zuständig:

Garante per la protezione dei dati personali

Piazza Venezia 11
00187 Roma
Email: protocollo(at)gpdp.it

Sollte sich der Verstoß gegen das Datenschutzrecht oder die Verletzung Ihrer datenschutzrechtlichen Ansprüche in mehreren Staaten zugetragen haben, wäre die österreichische Datenschutzbehörde zuständig:

Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40-42
1030 Wien
E-Mail: dsb(at)dsb.gv.at

Im Falle eines Kompetenzkonflikts würde der Fall dem Europäischen Datenschutzausschuss vorgelegt.

Kontakt
Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten: Forum Austriaco di Cultura

Viale Bruno Buozzi, 113 00197 Roma
ITALIA Rom-kf@bmeia.gv.at

Erreichbarkeit der oder des Datenschutzbeauftragten des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten:

Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten Datenschutzbeauftragte
Minoritenplatz 8
1010 Wien

Telefon: +43 (0) 501150 4544 E-Mail: dsb@bmeia.gv.at